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忌引きの連絡はメールでも大丈夫?忌引きの意味から忌引きメールの書き方、忌明けのマナーまで徹底解説!

身内に不幸があった場合に、お葬式などに参加すると言った理由で会社や学校を休まなければならない状況が生じることがあります。

こういった場合、日本では、忌引休暇を使用すれば休暇が認められることが一般的です。

ただし、忌引休暇を取得するには、会社や学校へ連絡をする必要があります。この際、「メールで連絡を済ませてもよいのか」、「メールで済ませるのであれば、どういった文章を書くべきなのか」と頭を悩ませる人もいるかもしれません。

そこでこの記事では、忌引きとはなんなのか、そしてメールで送る場合どういった点に気をつけるべきなのかなど、忌引きや忌引休暇に関する概要とマナーについて徹底的に解説していきます。

【監修】進藤浩康(葬祭・終活業界28年目)

略歴
進藤浩康(しんどう ひろやす)
1972年 東京生まれ
エンディングコンサルタント
葬祭・終活業界28年目
一級葬祭ディレクター
出身地 : 東京(現在 : 神奈川県茅ヶ崎市在住)

プロフィール

忌引きとは?

忌引とはそもそもどういったものを指すのでしょうか?忌引きの概要から各所への連絡の方法、会社と学校での忌引きの違いなどについてまとめていきます。

忌引きとはなにか

そもそも忌引き(きびき)とは、身内が死亡した場合にお通夜やお葬式へ参加しなければならないといった理由で、会社や学校をお休みすることを指します。

会社であれば、福利厚生の一部として、忌引き休暇としてお休みをもらえ、学校であれば欠席扱いになることなく学校を休むことができる制度です。

忌引きの日数は会社や学校などによって異なり、さらに、亡くなった日からカウントするのか、お通夜が行われる日からカウントするのかといった、いつから忌引きとしてカウントするのかにもそれぞれ違いがあったりするので、もし忌引きが必要となったら人事部や担当の先生に詳細について確認することが大切です。

また、一般的には三親等以内の身内の不幸の場合に忌引きが適用されることが多いです。

忌引きの連絡はメールでも良いのか

忌引きで休暇を取りたい場合は連絡を入れる必要がありますか、この際連絡の手段としてメールは有効なのでしょうか?結論から言うと問題はありません。

電話で連絡してもつながらないケースも考えられるため、そういった場合においてもメールは有効な手段であると言えます。

忌引きメールの内容に関しては後述していきますが、大切なポイントとして、内容を簡潔に記載すること、忌引きを取得しなければならないとわかってからすぐに連絡することの2点が挙げられます。

基本的には件名の欄に、忌引きを申請する旨を記載し、本文には「休暇を取得する日数・期間」「続柄」「死亡日時」「葬儀に関する情報」「緊急連絡先」などの情報を明記しておきます。

不幸は急にやってくるものなので、動揺してしまう人も少なくないでしょう。

悲しみや不安から頭が真っ白になってしまうこともあるかもしれませんが、もし会社員であれば、急なお休みをもらうことで、職場の人に迷惑をかけてしまうこともあります。

会社を忌引きでお休みすること自体はなんの問題もありませんが、周囲への配慮としてしっかりと連絡を入れておくことが重要です。

学生の場合であっても、両親や周囲の大人に情報を確認し、お休みする旨を伝えることが最低限必要となります。

会社での忌引きの扱い

会社での忌引きは、福利厚生がきちんと整っている会社であれば、慶弔休暇と呼ばれる休暇に含まれることが一般的です。

慶弔休暇とは、社員本人や家族などの近親者の結婚や出産などの慶事に加え、近親者の死亡といった弔事が起こった場合に取得できる休暇のことを指します。

忌引き休暇もこの慶弔休暇の一部ということになります。

また、忌引には日数が決められていることが多く、会社によって付与日数は異なりますが、忌引き休暇は本人と続柄の近い人の弔事ほど、長い間休暇を取得できることが基本です。

一例としては以下の通りです。(本人との関係:忌引き日数)

・配偶者:10日間

・父母    :7日間

・子:5日間

・兄弟姉妹:3日間

・祖父母:3日間

・配偶者の父母:3日間

・孫:1日間

・曽祖父母:1日間

・曾孫:1日間

そもそも休暇とは、労働の義務のある日に労働の義務を免除することを指します。

つまり、元々休日に指定されている土日祝などに忌引きを取りたくても、それは休暇には該当しません。

ただ、会社の就業規則によっては、たとえば忌引き休暇が一週間付与される場合であっても、元々休日である日(土日祝日など)がその一週間の休暇の中に含まれているケースもあるのです。

したがって、忌引き休暇が一週間あるといっても、厳密には5日間の休暇になることもあれば、9日間の休暇になる可能性もあるということです。

これは解釈の違いによってトラブルになりやすいポイントでもあるため、あらかじめ人事部に確認しておくとよいでしょう。

また、忌引き休暇は、年次有給休暇や、産前・産後休暇のような法定休暇(労働基準法で与えることを義務付けられている休暇)ではないため、会社によっては制度がない場合もあります。

なお、忌引き休暇における報酬の支払いは会社が自由に定めることができ、有給の場合もあれば無給の場合もあります。こちらもあわせてチェックしておくことをおすすめします。

学校での忌引きの扱い

学校の場合にも忌引きが適応されます。忌引きでお休みした場合には、欠席扱いにはなりません。

忌引きの日数はそれぞれの学校規則で決められているか、もしくは教育委員会の教務規則などで決められています。

たとえば、亡くなった方が遠方に住んでいて、移動だけでも1日を要する場合などには、移動日数を別途忌引きとして取得できる場合とできない場合があるようです。

詳しい日数や決まりや、何親等までであれば忌引きとして欠席できるのか、忌引きで欠席した後に確認書類などが必要になるのかといった詳しい条件については、生徒手帳などに書いていることが一般的なので、一度確認してみるとよいでしょう。よくわからない場合は、担当の先生に一度聞いてみることをおすすめします。

忌引きメールの書き方

それでは、具体的にどのように忌引きメールを書けばよいのかについてご紹介していきます。送るべき相手や実際に例文を記載していきますので、参考にしてみてください。

忌引きメールは誰に送ればよいのか

忌引きの連絡は、小中高校生に関しては両親がすでに学校に一報を入れていることがほとんどでしょう。

つまり、忌引きメールを使用するケースとして考えられるのは、会社員や大学生であるケースが想定されます。

会社員であれば自分の上司や、勤務日数などの勤怠管理を行っている人事部、そのほかクライアントに影響がある場合にはそういった相手にも連絡が必要となるでしょう。

会社に勤めている場合、部署や仕事内容にもよりますが、自分の急なお休みで迷惑をかけてしまう人が出てきてしまう可能性もあります。

忌引き休暇の取得が必要となったとわかった時点ですばやく連絡することが最も重要です。

また、大学生や専門学生などの場合は、出席するはずであった講義の担当教授や担当の先生にメールを送る必要があるでしょう。

後日、証明書の提出を求められることも珍しくないため、お通夜やお葬式の受付などで、弔事に参加したことを証明できる書類を確認しましょう。

件名の書き方

件名とは、本文の内容を端的に示すために使用する欄です。

したがって、「いつ/誰が/何をするのか」という点を明記しつつ、20文字程度に収まる長さの文量で記載できるとよいでしょう。

文量があまりに多すぎるとぱっと見たときに内容が全て確認できない恐れがあるためです。

具体的には、会社の上司や人事部宛てであれば「(氏名)です。○月○日から忌引きを申請します。」という風に忌引き申請の旨を表記します。

また、もしクライアントとの打ち合わせの日程の再調整が必要になるのであれば、「(会社名・氏名)○月○日のアポイントメント日程変更のお願い」と、端的に要件を記載します。

学生の場合は、「学部/学籍番号/(氏名)忌引きでの講義の欠席について」など、どこに在籍している誰なのかを記載し、忌引きで講義を欠席する旨を記載します。

本文に書くべき内容

本文に書くべき内容としては、

・身内の誰が亡くなったか

・忌引き休暇を取得したい旨

・忌引き休暇の期間

・忌引き休暇を取得したい理由

・お葬式が執り行われる日

・お葬式が執り行われる場所

・忌引き休暇中の連絡先

といった項目が挙げられます。社会人の場合は周囲にサポートをお願いすることになるシチュエーションも想定されるので、自分の連絡先はきちんと明記しておきましょう。

また、クライアントに連絡を入れなければならない可能性もあるため、自分の仕事やスケジュールをきちんと確認し、必要であれば抜けがないように記載しておきましょう。

忌引きメールの例文

ここからは忌引きメールの例文を参考までにご紹介していきます。まずは会社の上司に送るメールの例文です。

件名:忌引き休暇の取得について

本文:

○○部 ○○○○様(部長)

お疲れさまです。 ○○部の○○です。

○月○日に私の○○(関係性)が永眠いたしました。

つきましては、急なお願いで大変恐縮ですが、

○月○日から○月○日まで忌引き休暇の取得を申請させていただきます。

期間:令和○月○日から○月○日

内容:通夜・葬儀の準備、式後の片づけのため

葬儀日程:○月○日(通夜)、○月○日(告別式)

場所:○○

取り急ぎメールでのご連絡となり申し訳ございません。

なお、休暇中に何かございましたら、お手数ですが私の携帯(○○○-○○○○-○○○○)までご連絡いただけますと幸いです。

それでは、ご迷惑をおかけいたしますが、何卒宜しくお願いいたします。

○○部 氏名

続いて、忌引き休暇によって、クライアントとのアポイントメントの日程を再調整したいときに使える例文です。

件名:○月○日アポイントメント日程変更のお願い

本文:

株式会社○○ ○○部○○課○○○○様

平素より大変お世話になっております。○○会社○○部の○○でございます。

掲題の件、○月○日に設定させていただいていた、お打ち合わせの日程を再調整させていただきたく、ご連絡させていただきました。

私事で大変恐縮なのですが、身内に不幸があり、メールでの急なご連絡となってしまいましたこと、お詫び申し上げます。

以下候補日を挙げさせていただきますので、○○様のご都合をお伺いできれば幸いです。

【日時】

・○月○日(○)○○:○○〜○○:○○

・○月○日(○)○○:○○〜○○:○○

・○月○日(○)○○:○○〜○○:○○

・○月○日(○)○○:○○〜○○:○○

もし万が一、私の不在時に何かございましたら、私の代わりに弊社の○○(○○○-○○○○-○○○○)という者が、代わりに対応させていただきますので、何卒よろしくお願いいたします。

なお、○月○日から○月○日まで私への連絡等ございましたら、携帯(○○○-○○○○-○○○○)までお電話頂けますでしょうか。

本件、ご迷惑おかけいたしますが、何卒宜しくお願いいたします。

株式会社○○ 氏名

最後に、大学の講義を忌引きで欠席する際に使用できるメール例文です。

件名:忌引きによる欠席のお願い / 学籍番号 氏名

本文:

○○教授

○○学部○○学科 学籍番号〇〇 (氏名)と申します。○○教授の○曜日○限「授業名」を履修しております。

私事ですが、○○(関係性)が亡くなったため、○月○日の授業を欠席したく、取り急ぎメールでご連絡いたしました。

忌引き欠席に際し、もし必要な書類等ございましたらご教示いただけますと幸いです。

それでは大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

○○学部○○学科 学籍番号 氏名

忌引き休暇が明けた後、葬儀やお通夜に参加していた証明を書類として提出しなければならない可能性もあります。必要な提出物の有無を確認しておくと安心でしょう。

忌引きメールを書く際のポイント

忌引きメールを書く際に気をつけるポイントがいくつかあります。メールは手軽で便利ですが、不手際があれば失礼になったり、周囲に迷惑をかけてしまったりすることもあります。

特に会社勤めの人はきちんと引き継ぎができるよう、相手にかける迷惑が最小限で抑えられるように環境を整えておくことが重要です。

できるだけ早く連絡をする

忌引き休暇を取得しなければならない状況になったら、直ちに関係者に連絡を入れるようにしましょう。

予期できない不幸もあるため、自分も驚いて慌ててしまうこともありますが、特に仕事においては周囲に迷惑をかけたり、サポートをお願いしたりすることが出てくることもあるため、できるだけ早く連絡することが大切です。

まずは冷静に連絡すべき人を精査し、一報を入れることを心がけましょう。

メールだけで済ませない

メールは情報をテキストで残せるため、実際にお休みをもらう期間や電話番号など、情報として漏れてはいけない部分をきちんと残す上で有効な手段です。

ただ、メールを入れるだけで報告を済ませるのは、相手によっては失礼にとられてしまう可能性もあります。

例えばクライアントであれば、「社会人として、電話の一本くらい入れて直接一言あるべきだろう」と考える価値観の会社もあります。

最悪その後の信頼関係に影響することもあるかもしれないため、連絡手段は慎重に選択すべきです。

相手に冷たい印象を与えてしまいがちなメールでのコミュニケーションは、あくまでも補助的に利用していくとよいでしょう。

会社の規則を確認する

会社の場合、規則を確認しておくことも非常に重要です。忌引き休暇の制度は会社によっては整備されていないこともあるため、そもそも忌引休暇を取得できるのかという点からあらかじめ確認しておく必要があります。

以前周囲で忌引き休暇を取得していた人がいれば、その人に手順を聞いてもいいでしょうし、わからない場合は上司や、休暇の制度を管理している人事部や、そういった部署に当たる担当者に確認しましょう。

忌引き休暇の制度が整っている会社の場合、亡くなった人の関係(続柄)によって、休暇の日数を指定しているケースがほとんどです。

したがって、いくら自分の休みたい希望期間があったとしても、基本的には会社の制度にのっとった日数の休暇しか申請できません。

そういった点をふまえて、一度会社の規則や休暇制度の仕組みを改めてチェックする必要があるのです。

忌み言葉に注意する

忌み言葉というのは、不幸を想定するワードのことで、できる限り使用を避けるべき言葉です。

具体的には、「死ぬ」、「終わる」、「苦しい」などで、他にも死を連想させたり、不幸を想起させるような表現はできるだけ控えます。

さらに、「重ね重ね」、「かえずがえす」、「再び」など、繰り返すことをイメージさせる言葉は、不幸な事が再びやってくるととれるため、縁起が悪いと言われています。

現在ではそこまで厳密に忌み言葉に対して指摘する人は多くありませんが、縁起の悪い言葉を使用しないよう、最低限気を配るのがよいでしょう。

忌引き明けのマナー

ここからは、忌引き休暇を無事もらえた後のマナーやすべきことをまとめていきます。

忌引き休暇明けは疲れが溜まっていたり、無事弔事を済ませることができた安堵があったりすると思いますが、忌引き明けにすべきことを忘れてしまわないようしっかりと頭に入れておきましょう。

直接お礼の挨拶をする

まず、周囲の人にお礼の挨拶をしっかりとしておきましょう。

主に会社での挨拶となるかと思いますが、サポートしてくれた上司や同僚、部下にはもちろんのこと、もしクライアント先に迷惑をかけた人がいるのであれば、きちんと挨拶をしておく必要があります。

この際、できるかぎり直接挨拶をするようにしましょう。同じ会社の人であれば顔を合わせたときに一言お礼を言ったり、直接出向いてしっかりと感謝を伝えます。

クライアントや直接会えない人に対しても、電話を入れて、自分の都合で諸々迷惑をかけた旨をお詫びし、お礼を述べます。

できれば菓子折りを用意する

熨斗のついたしっかりとした菓子折りなどは必要ありませんが、「急にお休みを頂いてしまいすみませんでした。

自分がお休みを頂いている間、諸々のフォローをありがとうございました。」という気持ちを込めてお菓子を準備するのが良いでしょう。

特に香典や供花を頂いていた人に関しては必ずお返しをすることがマナーです。

会社の規模にもよりますが、個包装になっていて、量が多く入っているお菓子がおすすめです。

日持ちのする焼き菓子などがおすすめですが、甘いものが苦手な人もいるかもしれないので、おせんべいなどと選べるようにしておくとよいかもしれません。

また、社外の人においても同様で、次に顔を合わせる際に手土産にお菓子などを持参すると良いでしょう。渡す際には一言お詫びと感謝の言葉を忘れずに伝えるようにしましょう。

直接お礼ができなければ、手紙を用意する

お礼を言いたい人が多い場合など、もしかすると全員に直接お礼に伺えないこともあるかもしれません。

何かしらの理由でお礼が直接できない場合には、手紙など、手書きのメッセージを残すのも一つの手段です。

メールではなく、直筆でメッセージを書くことで、より気持ちや誠意が伝わりやすくなります。メッセージを残す際に、ちょっとしたお菓子や感謝の品を添えておいてもよいでしょう。

忌引きメールへの返信はどうすればよいのか

一方で忌引きメールを送られた側はどのように返信をすればよいのでしょうか。

「ご愁傷さまでした。」、「この度はお悔やみ申し上げます。」といった言葉とともに、仕事の引き継ぎで確認したいことがあれば、その点を聞き、特に問題なさそうであれば、「こちらのことは心配しないでください。」と一言入れておくと相手も安心するでしょう。

状況にもよりますが、もし親など親しい立場の人が亡くなっていた場合、忌引きメールを送ってきた本人もかなりダメージを受けていることが想定されます。

返信する側も忌み言葉を使用しないなど、最低限の気配りをしつつ、相手を気遣う言葉を入れることが重要です。

また、返信が必要ない旨を最後に入れておくと親切でしょう。

忌引きメールについてのまとめ

忌引きという制度は会社や学校によって差があり、会社によっては忌引き休暇自体が取れないこともあります。

また、日数を間違えていたなどのトラブルが起こりやすい制度でもあります。そのため、事前にお休みをもらえる日数や詳細をきちんと確認して、ストレスなく忌引き休暇をもらえるようにしましょう。

また、忌引き休暇によって周囲に迷惑をかけることもあるかもしれません。

特に社会人の場合は忌引きを取得する必要があるとわかった時点で、できるだけ早く連絡を入れるようにしましょう。

メールで文書を残しておくことも重要ですが、直接一言添えることも大切です。忌引き明けにはお菓子などを持って行って直接感謝を伝えると良いでしょう。

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