【文例付き】訃報メールの送信・返信マナーで知るべき11選を解説！

訃報メールの送信・返信に迷ったら文例を参考にするのが一番の近道。同時に守るべきマナーも把握しておきましょう。事前に知っておくことで迷いなくスムーズな対応が可能です。本記事で訃報メールの送信・返信のマナーや注意点についてすべて解説します。

訃報は電話やFAXが主流ですが、インターネットの普及に伴いメールを使って訃報のお知らせをすることも多くなってきています。

では、メールで訃報をお知らせする際、どのようなことに気をつけ、どのような内容を送ればよいのでしょうか。 

ここでは、メールで訃報をお知らせする際の、マナーや注意点について詳しく解説していきます。

メールでお知らせすることをお考えの方はぜひご参考にしてください。

訃報とは？

訃報とは、死去したことや通夜・告別式の葬儀に関する内容をお伝えするものです。

一般的には、電話やFAXや電報を使ってお知らせすることが多いと思います。

又、情報を広く伝えたい場合には新聞を使用することもあるでしょう。

現代では、インターネットの普及とともに、メールやSNSなど様々な方法で訃報のお知らせができるようになりました。

幅広く多様化しているので、どの方法を使用するのかお知らせする側が考えて対応する必要があります。 

訃報については下記記事もご参考ください。
・訃報の連絡はどう送る？伝えるべき内容から範囲、例文まで徹底解説！
・訃報のお知らせを完全解説！文例集と書き方・マナー・送り方・返信の仕方を紹介！
・お悔やみメールはあり？突然の訃報に返事をする際のマナーや注意点を徹底解説！

訃報をメールで伝える場合

メールは手軽に扱うことができるので、使用する人が増えてきています。

ここでは、訃報をメールでお伝えする場合に焦点を当てて説明していきたいと思います。

訃報は、いつ、誰が、通夜・告別式がどこで行われるのかという情報が正確に記載されていることが大切です。 

メールで訃報をお知らせすることで、失礼な印象を与えたりマナー違反になってしまうなどということはありませんが、やはり正式な訃報のお知らせ方法としては『電話・FAX・電報』だと言えるでしょう。

メールでお知らせする方法は、略式として取り扱われるケースが多いのも事実です。 

訃報をメールでお送りする際、メールだからといって省略してよい内容などはありません。

電話や、FAXなどでお伝えする内容と基本的には同じです。

正確な情報を皆さまにお知らせできること。これがとても重要な事です。このことを踏まえて、メールの文章を作成するようにしましょう。 

訃報をメールで送っていい相手

インターネットが普及しているとはいえ、ご年配の方など使い慣れない方も多くいらっしゃるのが現状です。

メールでお知らせする場合は、メールを受け取る相手がメールに対して抵抗がなく使い慣れている方なのかを考えなくてはいけません。

では、どうすればよいのでしょう。メールでお知らせする相手を選んでお送りすればよいのです。

相手によって、お知らせ方法を変えることで解決するはずです。 

親しい間柄や会社関係

メールで訃報のお知らせを送る相手としては、親しい間柄の『友人・知人』、会社関係の、『会社同僚・会社関係者・取引先』であれば、普段からメールの取り扱いにも慣れています。

抵抗なく受け取ってもらえるでしょう。 

訃報をメールで送ってはいけない相手

絶対にメールでお知らせをお送りしてはいけないわけではありませんが、『親族』の方にはとにかく早く亡くなったことを知らせなくてはなりません。

親族など年配の方

ご年配の方も多くいらっしゃると思いますのでやはりメールという手段ではなく、電話で連絡する方法を選択する方が良いでしょう。

その他、関係性は薄いが知らせなくてはならない会社・取引関係者やあまり仲の良いほうではないが知らせるべき相手の場合は、正式な訃報のお知らせ方法である『電話・FAX・電報』を選択した方が無難と言えるでしょう。

訃報をメールで伝えるときに記載すること

訃報とは、死去したことや通夜・告別式の葬儀に関する内容をお伝えするものです。

そのため、必ず記載しなくてはいけないことがあります。必ず記載しなくてはならないことを5項目にまとめました。

このポイントをきちんと把握しておけば、抜けや漏れのある訃報のお知らせを防ぐことができます。

では、一つずつ必要な項目について解説していきますので、一緒に確認していきましょう。

必須の5項目

訃報をお伝えする時に必ず書くべき項目は5つです。漏れがあると受け取った相手に正しく情報を伝えることが出来なくなってしまいます。

この5つの項目をしっかりおさえておきましょう。

①亡くなった方の名前、年齢

故人の方の名前はフルネームで姓・名を正しく書きましょう。名前を記載する際は。『故　〇〇〇　儀』と記載するとよいでしょう。 

故･･･亡くなったことを表す言葉

儀･･･儀式や礼式などを表す言葉（謙譲語）

普段年齢を伝える時は、満年齢で話をする人が多いかもしれませんが、訃報の場合の年齢は宗教宗派を問わず『数え年』で書きます。

『数え年』とは、生まれた年を『1歳・1年』とする数え方です。ちなみに満年齢は、生まれた年を『0歳・翌年1歳』とする数え方です。

年齢は『享年』という言葉を使って記載します。数え年で90歳の方だった場合は『享年　90歳』となります。 

②亡くなった日時

亡くなった日はとても重要です。正しく記載するようにしましょう。時間については、必ず正確に記載しなくはいけないものではありません。

「早朝」・「深夜」などで表現してもよいでしょう。

△月□日の深夜

△月□日午前３時

亡くなったあとの手続きについては下記記事もご参考ください。
・家族が亡くなくなった時こそ冷静に！死亡に際して必要な手続き
・死亡届の基礎知識を押さえておこう！書き方やその他の手続きについても解説

③喪主の名前と連絡先

今回の葬儀の喪主の名前をフルネームで、連絡先も省略することなく記載しましょう。

訃報を受け取った相手は、連絡が必要になった場合は必ず喪主の方のお名前で対応することになります。

名前や連絡先に間違いがないよう注意しましょう。

今回の訃報を喪主ではない方が伝えているのであれば、故人との関係を記載するとより誰から連絡がきた訃報なのか受け取った相手にわかりやすくなります。

故□□□の妻の〇〇です。

故□□□の息子の△△です。

喪主については下記記事もご参考ください。
・喪主とは？喪主の決め方と役割、服装、マナー、挨拶を解説！
・施主と喪主の違いとは？葬儀における施主の役割を解説！
・喪主の挨拶とは？葬儀・告別式の文例・言葉！失敗しないマナーを徹底解説！

④宗教宗派・通夜・告別式・葬儀の日時・場所・交通手段

参列者が準備をするために、宗教宗派はとても重要な情報となります。

宗教宗派によってしきたりが違うからです。こちらも抜けのないように記載しましょう。次に参列者が予定を調整するために必要な

通夜・告別式・葬儀の日時・場所も正確に記載するようにしましょう。参列してくれる方が全員すぐに斎場の場所がわかり、行ったことがある場所とは限りません。

地図や交通手段なども記載しておくとより親切でわかりやすい訃報となるでしょう。

受け取った相手の事を考え、正確でわかりやすい訃報を作ることを心掛けましょう。 

葬儀の日程については下記記事もご参考ください。
・葬儀日程の決め方とは？通夜・葬式・法事法要の日程の決め方を完全解説！
・葬式の流れを徹底解説！日程調整のポイントや必要書類とは？
・仏滅と葬式の関係とは？葬式の日程を決めるときの注意点についても解説

⑤香典辞退など

香典や供物・供花を辞退する場合は辞退の事を必ず記載しておきましょう。

辞退に関しては、「お香典・ご供花・お供物などご辞退申し上げます。」と曖昧な言い回しなどは使わず、ストレートに意思を伝えることが大切です。

訃報は亡くなった方の大切な交友関係の方たちにお伝えするお知らせです。

大事な家族が亡くなり、悲しみが癒えぬまま対応しなくてはならずとても辛く大変なことだと思いますが、訃報を受け取った方に正しく情報が伝わり、わかりやすく、失礼のないように心がけましょう。

香典については下記記事もご参考ください。
・香典のお札はどうやって入れるの？香典のお札の入れ方から香典の包み方やマナーまで徹底解説！
・葬式の香典を完全解説！マナー・金額相場・書き方・渡し方を紹介！
・香典の袋の書き方を完全解説！金額相場・書き方・渡し方を紹介！

供花については下記記事もご参考ください。
・供花の手配方法！供花の意味と費用相場と宗教ごとのマナーを紹介！
・知らないと恥をかく！供花の手配方法や相場を徹底解説！

その他に伝えること

基本的には前述の5項目が正しく書かれていれば、訃報のお知らせとしては問題ありません。

先程も記載したように、お知らせをしている方々は、故人の方が生前お世話になったみなさんです。

生前お世話になった感謝の気持ちをお伝えする場として一文加えるとより丁寧な訃報になるでしょう。

弔問については下記記事もご参考ください。
・突然の訃報にどうする？弔問できない際のお悔やみの手紙の書き方や注意点を徹底解説！
・弔問とは？意外と知らない弔問の注意点とマナーを徹底解説！

訃報をメールで伝えるときのマナー

訃報をメールで伝えるとき、配信するタイミングや避けた方が良い言葉など気をつけなくてはならないルールがあります。

このルールを知らないまま訃報を作成してお送りしてしまうと、受け取った相手に失礼になったりマナー違反となってしまうこともあります。

そのようなことにならないよう、一つずつ確認していきましょう。 

伝えるタイミング

通夜・告別式など訃報のお知らせに記載しなくてはならない情報は、基本的に亡くなってすぐ全てが決まるのではなく、通夜・告別式の詳細を徐々に決めていくことになります。

>>意外と知らないお通夜の流れとマナー
>>告別式とは？知っておくべき遺族側・参列者側必読のマナー！

とにかく早くメールをお送りしたいと思われる方もいるかもしれませんが、全ての情報が決まってからでも遅くはないので焦る必要はありません。 

まずはメールで亡くなったことを伝える

どうしても亡くなったことをいち早く伝えたいという場合は、まずは亡くなったことだけメールでお伝えし、詳細は改めてお伝えするという形をとっても問題はありません。

ただその場合は、メールよりも電話など別の手段を利用した方がより早く伝えられるので、メール以外の手段を検討した方がよいでしょう。

「改めて詳細はメールで...」など伝言しておけば、あらかじめメールが届くことがわかるので見落とすことなど防ぐことができるでしょう。

時候の挨拶は不要

通常手紙を書く時は、時候の挨拶から書き始め、相手の状況や様子をお伺いする文章へと続き本題に入るという流れだと思いますが、訃報の場合は、時候の挨拶や季節感を表現したり、相手の状況や様子をお伺いするなどの文章は必要ありません。

時候の挨拶など一切書かず、すぐ本題から書くようにしましょう。時候の挨拶を書かないからといって、マナー違反や失礼になるなどはありません。

宛先の間違いに気をつける

メールを送る時に特に注意しなくてはならないことは、宛先を間違えてしまうことです。

送信した後で間違いに気づいたとしても残念ながら取りかえすことはできません。

本当に送信しても良い相手なのか、送信すべき相手なのかを送信前に再度確認して、メールを送信するようにしましょう。

メールはボタン一つで簡単に送信できるので、簡単で手軽ではありますが、それゆえ、間違えると大変です。十分注意して対応するようにしましょう。

忌み言葉は避ける

訃報やお悔みの言葉を伝える時は、使用してはいけない数字や言葉があります。

「4」や「9」など「死」や「苦」を思わせてしまうような数字、「死」や「苦」や「迷う」などの言葉、「重ね重ね」・「重ねる」・「追う（追って）」・「くれぐれも」・「再三」・「たびたび」・「しばしば」・「いよいよ」・「再び」のような、重ね言葉も不幸が繰り返される、不幸が続くなどを連想させてしてしまうので、使わないようにしましょう。

また、「死んだ」「死亡した」「生きていたころ」「生存されていた」などあまりにもストレートな言葉も使用することは控え、「逝去」「ご生前」「元気なころ」など似たようなやわらかい言葉に言い方に換えて使用するようにしましょう。

親しい間柄であっても丁寧なメールを心がける

例えどんなに親しい間柄の友人であっても、訃報のメールを送る際は丁寧な言葉を使うように気を付けましょう。これは、メールでなく電話で訃報をお伝えするときでも同様です。

機種依存文字は避ける

今のスマートフォンであればほとんどの場合問題ありませんが、年配の方は古い携帯を使っている方も多いです。その為、機種依存、環境依存文字と呼ばれる①②③やⅠⅡⅢ、半角文字は避けてお送りしましょう。

絵文字やLINEスタンプは使わない

メールの絵文字やLINEスタンプも訃報連絡では避けた方がよいでしょう。訃報だけでなく弔事に関連する連絡では、絵文字やLINEスタンプは使わないようにしましょう。

 弔事でのマナーについては下記記事もご参考ください。
・告別式とは？知っておくべき遺族側・参列者側必読のマナー！
・香典返しのマナーを完全解説！相場・時期・挨拶状・例文・品物も紹介！
・御葬式とは？意外と知らない御葬式のマナーや流れ、お通夜・葬儀・告別式の違いまで完全解説！

訃報をメールで伝えるときの文例

では訃報をメールで伝える時、どのように書けばよいのでしょう。

必ず記載しなくてはいけない内容は、どんな時でも同じですが、メールを送信する相手（親戚や知人、勤務先や社内）によって、必ず記載しなくてはならない情報以外の部分が少しずつ変わってきます。

ここからは、訃報のお知らせメールの例文を紹介していきます。ぜひ参考にしていただけたらと思います。

親戚・知人に知らせる

親族や知人の方へ訃報の連絡をする際、第一報は出来る限りメールではなく電話でお知らせするようにしましょう。

電話連絡をして、どうしても伝えることが出来なかった場合にメールでのお知らせを選択するようにしましょう。

勤務先に知らせる

【故人の会社へ亡くなったことを知らせる場合】

故人が会社に勤めていた場合は、家族が会社に連絡しなくてはなりません。

まずは電話で亡くなった旨を伝え、葬儀に関する情報をどのようにお送りすれば良いか確認するとよいでしょう。

【上司に親族が亡くなったことを知らせる場合】

上司への休み連絡をメールでやりとりしている場合は、通常通りメールでの連絡で良いかと思います。

但し、電話連絡できる状況なのであれば、電話連絡を選択しましょう。

電話連絡の際には、自身が担当している業務についてお休み期間中の引継ぎを行うようにしましょう。

社内メールで知らせる

社内メールでお知らせする場合、送信した相手は仕事の合間に訃報のメールを目にすることになります。

社内メールでの送信は出来る限り簡素な内容で良いかと思います。

大切にしなくてはならないことは「わかりやすく書かれていて漏れなく伝える」ということ。このことを意識して訃報のメールを作成するようにしましょう。

葬儀と会社との関りについては下記記事もご参考ください。
・会社にはどう連絡する？家族葬の際の会社への連絡方法やマナーを徹底解説！
・葬式を行う際の会社との関わり方は？葬式の連絡から忌引き、会社で葬儀をあげる社葬まで徹底解説！

訃報をメールで受け取ったときのマナー

ここでは、訃報のお知らせをメールで受け取った場合、どのような対応をすればよいのかを説明していきたいと思います。

訃報の連絡は突然、思いがけず届きます。その時に焦ることなく対応できるようぜひ確認しておきましょう。 

案内を受け取ったら

訃報の案内が届いたら、誰が亡くなり、通夜・告別式がいつ行われるのか、場所はどこなのかを確認しましょう。

スケジュールの確認

まずは、参加可能なのかスケジュール確認をする必要があります。どうしても参加が難しい場合は仕方ありませんが、出来る限り参列できるよう調整するとよいでしょう。

参加する場合は、参加するための準備が必要となります。

追記事項の確認

どのような宗教宗派で葬儀が行われるのか、香典辞退などの追記事項がないかなど確認しましょう。 

訃報が届いても、通夜・告別式が家族・親族だけで行う家族葬などの記載がある場合、一般参列を受け付けない場合があります。

もちろん、辞退に関するご案内も届いた訃報には記載があるはずです。

この場合は、亡くなった方・ご遺族の意向を尊重し、お悔みの言葉を伝えるのみで参列は控えるようにしましょう。 

通夜・葬儀に参列できない場合

通夜・葬儀のスケジュールがどうしても合わない場合は、参列できない旨をきちんとお伝えしましょう。もしどちらか一方に参列できる場合は、通夜ではなく葬儀・告別式に参列しましょう。

お悔やみの言葉

お悔やみの言葉とは？

お悔みの言葉とは、亡くなった方への気持ちや、亡くなったことを悲しむ言葉を伝えることです。

訃報の第一報に対して早く遺族の方にお悔みの言葉を伝えたいという時に使用するツールとしてはとても有効なツールです。

親しい相手に対してメールでお悔みの言葉を伝えることは、相手に気を使わせることなく、又、励ましにもなるのではないでしょうか。 

メールは失礼ではないが正式なものではない

メールでお悔みの言葉を伝えることは、マナー違反や失礼なことではありませんが、正式なものではありません。

その事を念頭におき、メールでお悔みの言葉を伝えていたとしても、通夜・告別式に参列した時や、遺族の方に会った時には改めてお悔みの言葉を伝えるようにしましょう。

直接お悔やみの言葉を伝える時も、メールで伝える時も忌み言葉（繰り返しになる言葉、たびたび、など）は使わないように注意しましょう。

故人には敬称を使う

故人のお名前を使う際は敬称を使うのがマナーです。例えば、亡くなった方が訃報を連絡してきてくれた方のお父様であれば「ご尊父（御そんぷ）」といった使い方をします。

亡くなった理由は聞かない

お亡くなりになった理由は聞かないのがマナーです。例え気になっても死因に関係する話題は避けるべきです。

お悔やみのメール文例

訃報のお知らせがメールで届いた場合は、メールで返信しても良いものか、失礼にならないのかなど思ってしまうかもしれませんが、問題ありません。

メールでお知らせが届いた場合は、出来る限り早めに返信するようにしましょう。返信が遅れる方が失礼になってしまうこともあります。注意しましょう。

訃報に対しての返信文例

訃報のお知らせが届いたら、まずはお悔みの言葉をお伝えるようにしましょう。

どのように返信すれば良いのかと悩んでしまって返信が遅れるようなことのないように注意しましょう。

お悔やみの言葉については下記記事もご参考ください。
・「ご冥福をお祈りします」の正しい使い方は？意外と知られていない、お悔やみの言葉の使い方やマナーを完全解説！
・「お悔やみ申し上げます」の正しい意味は？「ご愁傷さまです」との違いや伝える際の注意点を徹底解説！
・お悔やみの言葉はどう伝えればよいの？お悔やみの言葉を伝える際の注意点を例文を交えて完全解説！

訃報をメールで伝えるメリット・デメリット

訃報をメールでお知らせすることには、メリットとデメリットあります。

メリットとデメリットをきちんと把握することで、より失礼のない対応ができるようになると思いますので、確認しておきましょう。 

メールで伝えるメリット

メリット①一斉に知らせすることができる

まず挙げられるメリットは、多くの人に一斉にお知らせを送ることが出来ることです。

メリット②素早く伝えることができる

電話では時間がかかってしまいますが、メールは多くの人に素早く伝えることができます。

伝えなくてはならない人が多ければ多いほど、役立つツールにと言えるでしょう。

メリット③詳細な情報が確実に届く

口頭で訃報の内容を伝えた場合、聞いた相手が情報を間違って書いてしまったり、内容を忘れてしまったなど起こる可能性があるかもしれません。

その点ではメールの場合、詳細情報が届くのでそのようなことは起こりません。

メリット④訃報の内容を見直しできる

また、訃報の内容を何度も確認したい時に見ることができるのもメリットの一つと言えるでしょう。

メールの場合は住所をコピーして斎場までの地図を簡単に検索することができるので、受け取った方にとってもメリットが高いと言えるでしょう。 

メールで伝えるデメリット

では、デメリットは何でしょう。メールはボタン一つで多くの人へ配信可能なツールです。

デメリット①誤った情報を送った場合、修正に時間がかかる

便利な反面、間違った内容を多くの人に配信してしまうと、情報を変更しなくてはならないのでとても手間がかかります。

デメリット②年配の方には受け入れられない場合がある

インターネットの普及とともに、メールも普及しているとはいえ、まだまだ年配の方の中には縁遠いという方もいらっしゃるでしょう。

そういう方に送ってしまうと配慮にかけたものとなってしまうので、デメリットと言えるでしょう。

デメリット③相手が確実に受け取ったか分からない

もう一つ、メールのデメリットは相手が受け取った訃報を確認してくれているかということです。

返信があれば見てくれたことがわかりますが、返信がない場合、確認しているけれど返信をしてくれてないのか、全く確認していないのか知る方法がありません。

そのような点からも、身近でとにかく早く亡くなったことを伝えるべき方には、メール以外の方法を選択することを検討してみるのも良いでしょう。

弔事とメールについては下記記事もご参考ください。
・本当にいいの？お悔やみの言葉をメールで送る際の注意点を徹底解説！
・お悔やみメールはあり？突然の訃報に返事をする際のマナーや注意点を徹底解説！

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訃報メールについてのまとめ

「訃報メール」について特に重要となるポイントを下記にまとめました。

 訃報は「死去したことや通夜・告別式の葬儀に関するお知らせ」ですが、ただ伝えるだけではなく、故人が生前お世話になった方々へのお知らせするものなので、故人に代わって訃報を受け取った相手に感謝の気持ちを伝える場でもあります。 

訃報にどういった役割があるのかを理解しておけば、どういう情報を書くべきなのか自然とわかってくると思います。

ただ、役割がわかっているからそれだけで訃報のお知らせが出来る、というわけではありません。

書き方のマナーや注意点も理解してく必要があります。 

現代ではインターネットの普及でお知らせの方法も多様化しており、お知らせの方法によって注意しなくてはならないことも沢山あります。

一生のうち何度もあることではないかもしれませんが、突然の連絡に慌てることなくスムーズに対応するためにも、覚えておいて損はないと思います。

ぜひこの機会に覚えて頂けたら、お役立て頂けたらと存じます。

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