お悔やみメールはあり？突然の訃報に返事をする際のマナーや注意点を徹底解説！

突然の訃報の連絡。お悔やみの言葉をメールで送っても良いか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか？本記事では友人や上司に送る場合のマナーや注意点を、具体的な例文を件名や本文を含めて細かくご紹介します。

突然の訃報のお知らせに、弔問したいがなかなか予定が開けられない。せめて電話を入れたいが、日中は仕事で夜中になってしまう。そんな状況に出会ったことはありませんか？

しっかりとお悔やみを伝えたい相手であればあるほど、どうすればよいのかわからなくなってしまうものではないでしょうか。

そんなときに便利な道具が「メール」です。あくまで略式のお悔やみであることや、状況に対して十分に配慮すれば、メールでのお悔やみが必ずしも失礼に当たるわけではありません。

今回は、そんな「お悔やみメール」について、どのような状況・相手であれば送ってもよいのか、送る際にはどのようなマナーに気をつければよいのかを、例文を交えながら解説いたします。皆さんのもしもの際の手助けになればと思います。

お悔やみメールとは？

突然の訃報を聞き、弔意を述べたいが、電話や弔問するには都合が合わず困った経験は無いでしょうか。そんなときに役に立つのが「お悔やみメール」です。今回ご紹介するお悔やみメールとは、その名の通り、「相手にお悔やみの言葉を述べるためのメール」です。

通信技術が大きく発展した現代において、電話はもちろん、メールやLINEといったSNSなど、相手に「会わずに伝達する」技術が大きく発展しています。そんな中で、訃報があった際のお悔やみの言葉も「メール」で述べるといったケースも増えています。

賛否のある「お悔やみメール」ですが、状況やメールの相手を十分に考え、あくまで「省略した形式の挨拶」であることをしっかりわきまえて使えば、必ずしも失礼に当たるわけではありません。ここから先は、そんな「お悔やみメール」を使う場面や注意点を解説していきます。

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お悔やみメールを送って良い場面と悪い場面

冒頭でもお伝えしたとおり、お悔やみメールには、「送っても良い場面」と「送ることが望ましくない、悪い場面」が存在します。

弔意をいち早く伝えたくて、口頭で伝えられない場合の苦渋の策として「お悔やみメール」を用いてお悔やみの言葉を伝えたのに、むしろ相手から失礼な人だと思われてしまっては、本末転倒です。そうなってしまうぐらいなら、多少時間がかかっても、口頭で弔意を伝えることが望ましいでしょう。メールでお悔やみの言葉を伝えても良い場面と、メールでお悔やみの言葉を伝えることが望ましくない場面をしっかりと判断して、相手に弔意を伝えることが大切です。

この節では、「良い場面」「悪い場面」の例をご紹介いたします。

お悔やみメールを送っても良い場面

お悔やみメールを送ってもよいケースをご紹介します。

相手と親しい関係の場合

まず、相手が友達など仲の良い関係であるケースは、メールであっても失礼にはならないでしょう。むしろ、仲の良い間柄のケースは、弔意をいち早く伝えられるという点で、メールでのお悔やみの言葉は優れていると言えます。また、故人が亡くなり、慌ただしい日々を過ごす遺族にとって弔問などは、精神的にも身体的にも負担になるものです。遺族の都合の良いタイミングで返事をしてもらえる点でも、親しい間柄であれば「お悔やみメール」を送っても良いと考えられます。

遺族の負担を軽減したい場合

お悔やみメールは省略した形式での挨拶であるにも関わらず、時間面や遺族の負担面においても、大きなメリットを持っています。口頭でお悔やみの言葉を伝えるより、お悔やみメールを用いて言葉を伝える方が望ましいケースもあるのです。ですから、お悔やみメールという選択肢を最初から捨てることなく、十分に検討して、お悔やみの言葉を伝える方法を決めたほうが良いでしょう。

葬儀の準備など、遺族には行わなければいけないことが沢山あります。可能であれば、前もって葬儀社を調べておくことをお勧めします。 

お悔やみメールを送ってはいけない場面

お悔やみメールを控えた方が良い場合です。

上司など目上の人の場合

一方で、送る相手や状況によっては、相手に失礼に当たるケースがあります。基本的に上司など目上の方には「お悔やみメール」を送らないほうが良いでしょう。

昔からの作法を重んじる人の場合

また、親しい間柄であっても、昔からの作法を重んじる方へは、電話でお悔やみの言葉を伝えることが望ましいと言えます。電話以外にも、弔電やお手紙などの方法も存在します。

このように送る相手によっては、メリットが打ち消されるどころか、悪い印象が強く残ってしまうケースもあります。その場合は、どんなに時間がかかっても弔問することが良いでしょう。

お悔やみのメールについては下記記事もご参考ください。
・訃報をメールで伝えるときの文例・マナーを完全紹介！マナーと注意点を解説！
・本当にいいの？お悔やみの言葉をメールで送る際の注意点を徹底解説！

お悔やみメールを送る際のマナー

さて、ここからはお悔やみメールを送る際のマナーについて解説していきます。

たとえ、普段どんなに仲の良い間柄であっても、正しく礼儀作法を守れていなければもちろん失礼に当たります。親しい相手だからこそ、より一層万が一のときの場合は丁寧に接することが求められます。そんな際に、作法が正しく守られていなければ、その後の関係性にも大きなしこりを残してしまいます。様々ある作法の中でも、今回ご紹介する6項目は特に注意しましょう。

お悔やみメールは短く簡潔にする

お悔やみの言葉を伝える際は、メールで伝える場合だけでなく、直接、電話で伝える場合でも、短く簡潔な言葉にまとめるようにしましょう。ダラダラと書かれた文章は、書き手が気に留めなくても読み手は大変疲れるものです。

読み手は故人を亡くされたばかりの遺族です。故人が突然亡くなり葬儀の準備に追われ、精神的にも身体的にも辛い状態です。そんなときに送られてきたメールが長文では疲れてしまいます。

件名にも気を付ける

加えて、メールの場合は件名にも気をつける必要があります。例えば件名が「心配しています」などは、自分の気持ちを率直に表現しており、ぱっと見た限り良さそうです。しかし、お悔やみメールであることがひと目で分かるような件名にする方が好ましいでしょう。普段のメールではあまり機会が無いかもしれませんが、「〇〇の〇〇〇〇です。お悔やみ申し上げます」など自分がどこの誰なのか、しっかりと書き手側に明確に分かる必要があります。

忌み言葉（重ね言葉など）を使わない

「たまたま」や「ゆくゆく」といった重ねた言葉や「続く」「別れる」など縁起の悪い言葉、「死ぬ」「苦しむ」など生死を想起する言葉は忌み言葉と言われます。忌み言葉は、多くの種類が存在します。また忌み言葉の判断は非常に難しいため、不安な言葉は書く前に一度ネットで検索されることをおすすめ致します。

また、忌み言葉はお悔やみの言葉や葬儀会場でも使わないように注意が必要です。

弔事マナーについては下記記事もご参考ください。
・弔事とは？基礎知識からマナーまで弔事を完全解説！
・冠婚葬祭の靴はどうすればよい？お葬式の場合を中心に靴のマナーから男女別の靴選びのポイントまで徹底解説！
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時候の挨拶はいらない

丁寧なお手紙や文書で用いられる時候の挨拶ですが、お悔やみの言葉をしっかりと伝えたいから、形式も丁寧にと思われる方もいらっしゃるかもしれません。しかし、故人を亡くした遺族のことを気遣うと、葬儀の準備でお忙しい遺族の時間を取らぬよう、形式的な時候の挨拶はなるべく省いたほうが好ましいです。

仲の良い間柄でも敬語を使う

お悔やみのメールは、単なるメールではありません。略式の挨拶とはいえ、故人を亡くした遺族に対して弔意を示すためのものです。どんなに仲の良い間柄であっても敬語を使い、普段よりも一層丁寧な言葉を心がけましょう。

死因は尋ねない

こちらも「お悔やみメール」に限らず、葬儀全般に言えることですが、故人の亡くなった理由を尋ねることはしないようにしましょう。遺族は故人を亡くし悲しみの中で、葬儀の準備に追われています。そのような中で遺族に故人の亡くなった理由を尋ねることはマナー違反と言えます。故人と親しい仲だった場合など、亡くなった理由が気になるのも分かります。しかし、遺族の心情を十分に汲み取り、亡くなった理由を尋ねることは避けましょう。

返信不要であることを記載する

遺族は悲しみの中でも葬儀の準備などに追われ、忙しい日を過ごしています。その中で遺族の負担をなるべく減らすためにも、「返信不要」であることを記載しておくことが望ましいでしょう。葬儀の場所や日程など返信が必要になる場合もありますので、状況を踏まえて判断しましょう。

機種依存文字を使用しない

文字化けしてしまう可能性のあるローマ数字や機種依存文字は使用しないようにしましょう。特に年配の方にお悔やみメールを送る場合は、使用している携帯の機種が古い可能性もあります。

絵文字は使用しない

どんなに親しい間からであっても、弔事においては絵文字は控えるべきでしょう。同様にLINEで送る際のスタンプも控えましょう。

お悔やみメール例文集

ここからは、これまでのお悔やみメールのマナーを踏まえた例文をご紹介いたします。

マナーなどを十分に理解したつもりでも、いざお悔やみメールを書き出した際に、どうすればいいかわからなくなってしまう場合もあります。そんなときに参考になる送る相手別のメール文例をご案内します。

友人や親戚宛の場合

仲の良い友人や親戚などにお悔やみメールを送る場合には、シンプルにお悔やみの言葉や相手を気遣う言葉を入れましょう。言葉自体はある程度砕けていても大丈夫ですが、あくまでも敬語かつ丁寧であることは忘れてはいけません。

件名は、「〇〇（地名など）の〇〇〇〇です。お悔やみ申し上げます。」など分かりやすい内容にしましょう。

上司宛の場合

会社の上司など、目上の人にお悔やみのメールを送る際は、より丁寧なメールを心がけましょう。どんなに親しい仲であっても、会社関係者の場合、砕けた表現はせず、丁寧なメールを書くことが大切です。また、件名には「〇〇部の〇〇〇〇です。お悔やみ申し上げます。」など、自分の所属と名前を必ず入れ、誰からのメールなのかわかるようにしておきましょう。

取引先宛の場合

お悔やみメールを送る相手が、取引先等の場合には、より一層「ビジネスメール」としての丁寧な書き方を心がけましょう。また、会社の上司へのメールと同様に、どこの誰なのかがしっかりと分かるように、件名には「〇〇株式会社〇〇部の〇〇です。お悔やみ申し上げます。」のように、「会社名」「所属」「名前」を書き入れるようにしましょう。

訃報のメールに返信をする場合

場合によっては、訃報のメールにて故人のご逝去を知る場合もあります。その際は、故人をなくされた遺族の心情に寄り添い、丁寧な言葉づかいでお悔やみの言葉をお返信しましょう。その際は、これまでの「お悔やみメール」のマナーを十分に考慮して、忌み言葉を避け、短く簡潔にすることが大切です。

また、お悔やみの言葉だけでは味気ない場合は、「お手伝いできることは無いか」など、相手を気遣った言葉を添えられると良いでしょう。

以下では、そんな訃報のメールへの返事の例文をご紹介致します。

 メール以外でも伝えられる弔意

今回は「お悔やみメール」についてお伝えしましたが、また、メールや電話以外にも「電報を送る」方法もあります。日中仕事で電話がかけられない場合や、メールアドレス、電話番号が分からないときなどは、電報を送りましょう。

しかし、供花などの供物や香典を送りたい場合は、事前に遺族にしっかりと確認をとっておくことが必要です。送り手がどんなに心を込めて送っても、状況やタイミングによっては遺族の迷惑になることも考えられます。

供花については下記記事もご参考ください。
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供物については下記記事もご参考ください。
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香典については下記記事もご参考ください。
・香典の正しい書き方を完全解説！金額・表書き・中袋・のし袋の書き方を紹介！
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お悔やみをLINEで伝える場合

メール以外に、普段使われている通信手段としてLINEが挙げられます。メールが利用し始めた頃、「お悔やみメール」自体が失礼なこととされてきました。しかし、現在ではマナーを守ればお悔やみの言葉の伝え方として認知されています。

同じように、近年一般化されたLINEにおいても、しっかりと「略式の挨拶である」ことをわきまえて、マナーを守り丁寧な言葉づかいで送れば、必ずしも失礼とはなりません。

しかし、お悔やみメールと同様に上司や先生など目上の方や、ビジネス関係者、昔からの礼儀を重んじる方など、送る相手や状況によっては、LINEでお悔やみの言葉を伝える行為は、大変な失礼にあたる可能性があります。そのため、メール同様に十分な配慮が必要です。

お悔やみについては下記記事もご参考ください。
・弔辞の例文10選！書き方・話し方・マナーを完全解説！
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お悔やみメールのメリット・デメリット

お悔やみメールのメリットとデメリットをご紹介します。メリットの方が多いお悔やみメールですが、関係性によっては大きなマイナスイメージを持たれてしまうデメリットもあります。

お悔やみメールのメリット

相手の都合で読んでもらうことができる

お悔やみメールのメリットは電話と違い、送る時間帯を気にしなくて良いことです。ご家族が亡くなられた後は、遺族の方々は葬儀の準備で忙しい日々を送っています。メールであれば相手の都合で読んでもらうことができます。

文章をじっくりと考えてから送れる

お悔やみメールでは文章を確認してから送ることができます。大切な家族を亡くされ辛い思いをされているご遺族にかける言葉をメールであれば何度か確認して送ることができます。

お悔やみメールのデメリット

人によっては受け入れられない場合も

年配の方や昔からのしきたりを重んじる人であれば、お悔やみをメールで受け取るのは抵抗があるかも知れません。相手との関係性をよく考えてから送る必要があります。

お悔やみメールを受け取った場合の返信とは？

お悔やみのメールを受け取った場合、返信は気遣いへの感謝の言葉を送りましょう。学校や会社関係者であれば、登校や出社できる日をお知らせします。その際も、普段はどんなに仲の良い相手であっても礼節を守り、きちんとしたメールを送るように心がけましょう。

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お悔やみメールについてのまとめ

今回は、電話や弔問ができない際にメールにてお悔やみの言葉を伝える「お悔やみメール」についてご紹介しました。

「お悔やみメール」について重要となるポイントを下記にまとめました。

 お悔やみメールは決してマナー違反と言うわけではありません。しかし、相手が目上の方や昔からの礼儀を重んじる性格の方の場合は、十分な配慮が必要になります。

メールでお悔やみの言葉を送っても良いか迷われる場合もあるかと思います。その場合は、書いた文章を読み直すことをおすすめします。不自然な言葉や忌み言葉にはくれぐれも気を付けましょう。マナーをしっかり守り、哀悼の気持ちを相手に伝えましょう。

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